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黑龙江省公证协会关于印发五个规章制度的通知
2018-01-05 14:49:11 

各市公证协会:

为进一步加强对公证机构和公证员的管理,规范公证机构和公证员的执业行为,促进公证事业健康发展,黑龙江省公证协会制定了《黑龙江省公证服务基本流程标准》、《黑龙江省公证服务行为规范》、《黑龙江省公证机构基础设施建设标准》、《黑龙江省公证机构内部管理制度指引》、《黑龙江省公证服务文明用语》五个规章制度,并经黑龙江省公证协会第四届四次常务理事会议通过,现予印发,请遵照执行。

 

附件:1、《黑龙江省公证服务基本流程标准》

2、《黑龙江省公证服务行为规范》

3、《黑龙江省公证机构基础设施建设标准》

4、《黑龙江省公证机构内部管理制度指引》

5、《黑龙江省公证服务文明用语》

 

 

           

                           黑龙江省公证协会

 

                            201349

 

 

 

附件1:《黑龙江省公证服务基本流程标准》

 

 

第一条 为进一步规范公证服务流程,提升公证机构社会形象,根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》等法律法规规章及行业规范,制定本标准。

第二条 公证服务基本流程分为接待、受理、收费、审查、审批、出具公证书、发送、归档、档案查询与借阅等环节。

第三条 公证机构和公证员办理公证,应当遵守法律,坚持客观、公正的原则,遵守公证职业规范和执业纪律,遵循公证服务基本流程的相关要求。

第四条 接待:

(一)公证机构应当建立首问负责制、服务承诺制、一次性告知制等工作制度;

(二)接待公证员职责:

1、听取公证当事人陈述,了解公证当事人办证目的和内容;

2、解答咨询,一次性告知公证当事人申办公证所需提交的基本材料及相关事宜;

3、对重大疑难、复杂或新型公证事项,做好记录并及时请示汇报;

4、发放并指导公证当事人填写各类公证用表。

 第五条 受理:

(一)公证机构对符合《公证程序规则》第十九条规定条件的申请,可以受理。

对法律、行政法规规定应当公证的事项,符合《公证程序规则》第十九条第一款第一项、第二项、第四项规定条件的,应当受理。

对不符合条件的,不予受理,并通知申请人;因不符合《公证程序规则》第十九条第一款第四项规定不予受理的,应当告知申请人向可以受理该公证事项的公证机构申请。

(二)公证机构不得超越执业区域受理公证业务。

(三)公证机构受理公证申请后,应当指派公证员承办公证事项(以下简称“承办公证员”),承办公证员应告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果,告知其在办理公证过程中享有的权利、承担义务。并通知公证当事人,向其发送受理通知单。

公证员应当亲自办理的事务,不得指派公证机构的其他工作人员办理。

(四)公证机构受理公证申请后,承办公证员应当着手立卷准备工作,开始收集有关证明材料,整理询问笔录和核实情况等有关材料。

(五)公证当事人要求承办公证员回避的,经查实属于《公证法》第二十三条第三项规定应当回避情形的,公证机构应当改派其他公证员承办。

承办公证员有下列情形之一的,应当自行回避:

1、承办公证员是该公证事项的公证当事人或其近亲属;2、该公证事项与承办公证员或其近亲属有利害关系;

3、与该公证事项有其他关系,可能影响正确办理的。

承办公证员的回避由公证机构负责人决定;公证机构负责人的回避由公证机构处务会议决定。

第六条 收费:

(一)公证机构应当按照国家和省物价部门规定的项目和标准向当事人收取公证费用。

(二)公证机构应当指派专人负责收取公证费用。公证事项办结后,经核定的公证费与预收数额不一致的,应当办理退还或补收手续。

(三)对于符合公证法律援助条件的当事人,公证机构应当按照规定减收或免收公证费。

(四)对当地政府部门要求承办的公证事宜,不符合收费标准,减免费用额较大的,应报请市(地)级公证管理部门审批。

第七条 审查:

 (承办公证员应当根据不同公证事项的办证规则,按照《公证程序规则》第二十四条规定对公证事项进行审查。

(二)承办公证员在审查中,对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料,按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的,应当进行核实,或者委托异地公证机构代为核实。

(三)需要外出核实的,应当由二人进行,特殊情况下只有一人外出核实的,应当有一名见证人在场。

(四)承办公证员对公证事项审查后,认为符合《公证法》、《公证程序规则》及有关办证规则规定的条件,应当拟制公证书,连同公证申请表、告知书、询问笔录、被证明的文书、当事人提供的证明材料及核实情况的材料、公证审查意见等材料,报公证机构负责人或其指定的公证员审批,主办公证员承办的按规定不需要审批的公证事项除外。

(五)不予办理公证或终止公证的,由承办公证员写出书面报告,报公证机构负责人审批。不予办理公证或者终止公证的决定应当书面通知公证当事人或其代理人。

不予办理公证的,公证机构应当根据不予办理的原因及责任,酌情退还部分或者全部公证费;终止公证的,公证机构应当根据终止的原因及责任,酌情退还部分公证费。

第八条 审批:

(一)公证事项应当由公证机构负责人或者其指定的公证员审批。

公证机构的负责人或者其指定的公证员不得审批自己承办的公证事项。

(二)经公证机构负责人或者其指定的公证员审批同意出证的公证事项应当向当事人出具公证书。

(三)重大、复杂的公证事项,应当在审批前提交处务会议或者业务指导委员会讨论。

(四)公证事项应在承诺或规定时限内办结,特殊情况不能在承诺或规定期限内办结的,应按有关规定及时告知公证当事人。

第九条 出具公证书:

公证书自出具之日起生效。

需要审批的公证事项,审批人的批准日期为公证书的出具日期;不需要审批的公证事项,承办公证员的签发日期为公证书的出具日期;现场监督类公证需要现场宣读公证证词的,宣读日期为公证书的出具日期。

承办公证员应当按照司法部规定的格式制作公证书。

出具国内、国外使用的公证书应当使用公证专用纸制作,涉外公证书上载明的公证专用纸编号应当录入公证综合管理信息系统。

第十条 发送:

(一)公证书出具后,可以由公证当事人或其代理人到公证机构领取,也可以应公证当事人的要求由公证机构发送。

(二)现场监督类公证应当在公证词宣读后七日内将公证书发送公证当事人。

(三)发往台湾地区使用的公证书按规定需要寄送公证书副本的,副本经省公证协会审核同意后,公证书正本方可发送给公证当事人使用。

第十一条 归档:

(一)公证机构办理公证,应当填写公证登记簿,建立分类登记制度。公证登记簿按年度建档,并******保存。

公证登记簿可以从公证综合管理信息系统中打印。

(二)公证机构在出具公证书后或者做出不予办理公证、终止公证的决定后,应当依照司法部、国家档案局制定的有关公证文书立卷归档和公证档案管理的规定,由承办公证员将公证文书和相关材料,在三个月内完成汇总整理、分类立卷、移交归档。

(三)公证机构应当按照要求建立电子公证卷宗。

第十二条 档案查询与借阅:

(一)公证机构应当建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。借阅档案必须履行批准和登记手续,并限定借阅期限。

(二)涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案,以及当事人要求保密的公证档案,一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的,须经当事人同意后,由公证机构报主管司法行政机关批准。

(三)公证人员因公证需要,履行借阅登记手续后,可以借阅本公证机构公证档案。

主管或上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要借阅公证档案的,应履行借阅登记手续。省公证协会及各市公证协会、公证管理科()开展公证质量检查或者处理复查投诉案件需调阅公证档案的,公证机构应履行借阅登记手续。

人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要,要求查阅有关档案的,应出具正式查阅函件,经公证机构负责人批准后办理查阅手续。因特殊情况必须借出的。应经主管司法行政机关批准。

律师因诉讼代理的需要,要求查阅相关公证档案的,应向公证机构提交律师的身份证明、律师事务所的介绍信,及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明,符合相关规定并经公证机构负责人批准后,可查阅公证当事人提交给公证机构的证明材料和公证机构所记录的与公证当事人询问笔录。

其他单位和个人一般不得借调和查阅公证档案,因特殊情况必须查阅的,须由公证机构报请主管司法行政机关批准。

第十三条 本标准与司法部有关公证管理工作规定及行业规范不一致的,从其规定。

第十四条 本规范由黑龙江省公证协会常务理事会负责解释。

第十五条 本规范自印发之日起试行。

 

 

附件2:《黑龙江省公证机构基础设施建设标准》

 

第一条  为加强和规范公证机构基础设施建设,提升公证机构服务水平,推动公证工作又好又快发展,结合全省公证工作实际,制定本标准。

第二条  本标准用于全省公证机构。

第三条  本标准所指的公证机构基础设施建设,是指公证机构办公用房建设、功能区间设施、标识标志悬挂、内外装饰及办公设施配备等。

第四条  公证机构基础设施建设,应当坚持统筹规划、合理安排、因地制宜、量力而行的原则,做到功能齐全、设施完善、经济实用、安全节约、朴素庄重。

第五条  公证机构办公用房建设应当纳入同级司法业务用房建设规划。

公证机构办公用房建设应当满足本地公证工作发展需要,与当地经济发展水平相适应。

第六条  公证机构办公用房由业务用房、管理用房、辅助用房等部分组成。

(一)业务用房,主要包括接待室(公证服务大厅)、办公室(公证员室)、制证室、档案室、水印纸保管室等;

(二)管理用房,主要包括办公室、财务室、会议室等;

(三)辅助用房,主要包括员工(党员)活动室、信息化机房、储藏室等。

第七条   公证机构办公用房建筑面积标准:

(一)大中城市市公证机构原则上不少于600平方米;

(二)大中城市区公证机构原则上不少于300平方米;

(三)县(市)公证机构原则上不少于100平米,边远县或年办证量在200件以下的公证机构,原则上不少于50平方米。

人员较多或者条件较好的公证机构,可以提高办公用房建筑面积标准。

第八条   公证机构办公用房整体建筑风格应当与当地环境相协调,体现公证工作的性质和特点。

第九条   公证机构办公场所应当设置独立的接待、办证和档案存放区间,做到区域规划合理,功能设置完善。

    承办遗嘱、涉外及涉台公证业务量大的公证机构应当设置独立的接待室。

第十条   市(区)公证机构应设立公证服务大厅、涉密办证室(遗嘱办证室、录音录像室)、制证室(文印室)、档案室、水印纸保管室、信息化机房、行政办公室、财务室、会议室、图书资料室、员工(党员)活动室等。

县(市)公证机构可参照市(区)公证机构设置标准。

公证员有独立办公室的,可不另设涉密办证室(遗嘱办证室、录音录像室)。

第十一条  公证机构服务大厅应当设置在办公用房一楼或方便当事人进出的地方。

第十二条  公证机构公证服务大厅建筑面积设置:

(一)大中城市市公证机构原则上不小于200平方米;

(二)大中城市区公证机构原则上不少于120平方米;

(三)县(市)公证机构原则上不小于50平方米。

第十三条  公证机构公证服务大厅应当为规则形状。

公证机构可以根据实际设置等候、接待、便民服务等区域。

第十四条 公证机构公证服务大厅进户门应当视野开阔,整洁美观。

第十五条 公证机构公证服务大厅应当采用开放式柜台结构。

第十六条 公证机构公证服务大厅设置可参考以下规范:

(一)在公证服务大厅外墙醒目位置悬挂“黑龙江省××××公证处公证服务大厅”标志;

(二)上墙公示公证员、公证员助理基本信息、公证员执业道德基本准则、收费标准、业务范围、办证流程、服务承诺、投诉电话等;

(三)设立公示栏、宣传栏、咨询台(引导台)、意见簿(意见箱)等;

(四)有条件的公证机构可设置服务查询仪、排队叫号机、电子显示屏(平板电视)等;

(五)配备等候座椅、饮水机、纸杯、阅报栏、纸笔、雨具、老花镜、轮椅及应急药品等便民用具用品;

(六)配置公正徽章、公证员、公证员助理席卡、工作人员标牌等;

(七)悬挂或张贴荣誉奖牌、行业用语等。

第十七条 公证机构办证服务大厅装饰基调以白色为主。

第十八条 涉密办证室(遗嘱办证室、录音录像室)应隔音、防噪。

第十九条 档案室应配备专用档案柜及防虫、防潮设施。

公证机构规模较大或档案存放量较多的档案室,应当进行承重设计和测试,配备多功能密集架、监控摄像头、电子报警器等专业设备。

第二十条 水印纸保管室应当配备保险柜、防盗门窗、监控摄像头等专业设备。

第二十一条 公证机构可以在办公用房醒目位置悬挂行业标识、机构铭牌和电子显示屏。机构名称应当为公证机构的规范全称。

第二十二条 公证机构办公场所应当根据不同功能悬挂或张贴名称标识。

涉密办证室(遗嘱办证室、录音录像室)、制证室等场所可以在醒目位置悬挂或张贴警示内容。

第二十三条 公证机构可以根据工作需要,设置宣传栏、文化长廊以及无障碍通道等设施。

第二十四条 公证机构装饰风格应当庄重简约、沉稳大方、经济适用,体现公证工作性质和特点,兼顾美观和地方特色。

第二十五条 公证机构办公场所应当干净整洁,设施完好,功能齐全。

第二十六条 公证机构应当保持省司法行政网和省公证网的畅通,信息化设施应满足办公自动化的要求,并按照安全、保密、消防等要求及工作发展需要综合布线。

公证机构应当配置电脑、电话、复印机、传真机、打印机、高速扫描仪(扫描一体机)、身份证识别仪、空调、照相、录音录像等办公设备,配备档案管理、水印纸管理等专用设备。根据工作需要,可以配置备份服务器、应急电源等设备。公证员应人手一台电脑、身份证识别仪、电子摄像头等。

第二十七条 大中城市或办证量较大的县()公证机构,应当配置密集档案管理、电子监控、服务查询、排队叫号机、电子显示屏(平板电视)等设施以及现代化交通工具。

县域公证机构可以根据需要比照市级公证机构配备。

第二十八条 司法行政机关应当加强对公证机构基础设施建设的监督指导,规范、有序推进公证机构办公用房及基础建设的规划、立项、设计、建设及物品采购等工作。

第二十九条  省农垦总局、森工总局各公证机构可参照同级标准执行。

第三十条   本标准由省公证协会常务理事会负责解释。

第三十一条 本标准由省公证协会常务理事会通过并报省司法厅批准。

第三十二条 本标准自印发之日起实行。

 

 

 

 

 附件3:《黑龙江省公证机构基础设施建设标准》

 

第一条  为加强和规范公证机构基础设施建设,提升公证机构服务水平,推动公证工作又好又快发展,结合全省公证工作实际,制定本标准。

第二条  本标准用于全省公证机构。

第三条  本标准所指的公证机构基础设施建设,是指公证机构办公用房建设、功能区间设施、标识标志悬挂、内外装饰及办公设施配备等。

第四条  公证机构基础设施建设,应当坚持统筹规划、合理安排、因地制宜、量力而行的原则,做到功能齐全、设施完善、经济实用、安全节约、朴素庄重。

第五条  公证机构办公用房建设应当纳入同级司法业务用房建设规划。

公证机构办公用房建设应当满足本地公证工作发展需要,与当地经济发展水平相适应。

第六条  公证机构办公用房由业务用房、管理用房、辅助用房等部分组成。

(一)业务用房,主要包括接待室(公证服务大厅)、办公室(公证员室)、制证室、档案室、水印纸保管室等;

(二)管理用房,主要包括办公室、财务室、会议室等;

(三)辅助用房,主要包括员工(党员)活动室、信息化机房、储藏室等。

第七条   公证机构办公用房建筑面积标准:

(一)大中城市市公证机构原则上不少于600平方米;

(二)大中城市区公证机构原则上不少于300平方米;

(三)县(市)公证机构原则上不少于100平米,边远县或年办证量在200件以下的公证机构,原则上不少于50平方米。

人员较多或者条件较好的公证机构,可以提高办公用房建筑面积标准。

第八条   公证机构办公用房整体建筑风格应当与当地环境相协调,体现公证工作的性质和特点。

第九条   公证机构办公场所应当设置独立的接待、办证和档案存放区间,做到区域规划合理,功能设置完善。

    承办遗嘱、涉外及涉台公证业务量大的公证机构应当设置独立的接待室。

第十条   市(区)公证机构应设立公证服务大厅、涉密办证室(遗嘱办证室、录音录像室)、制证室(文印室)、档案室、水印纸保管室、信息化机房、行政办公室、财务室、会议室、图书资料室、员工(党员)活动室等。

县(市)公证机构可参照市(区)公证机构设置标准。

公证员有独立办公室的,可不另设涉密办证室(遗嘱办证室、录音录像室)。

第十一条  公证机构服务大厅应当设置在办公用房一楼或方便当事人进出的地方。

第十二条  公证机构公证服务大厅建筑面积设置:

(一)大中城市市公证机构原则上不小于200平方米;

(二)大中城市区公证机构原则上不少于120平方米;

(三)县(市)公证机构原则上不小于50平方米。

第十三条  公证机构公证服务大厅应当为规则形状。

公证机构可以根据实际设置等候、接待、便民服务等区域。

第十四条 公证机构公证服务大厅进户门应当视野开阔,整洁美观。

第十五条 公证机构公证服务大厅应当采用开放式柜台结构。

第十六条 公证机构公证服务大厅设置可参考以下规范:

(一)在公证服务大厅外墙醒目位置悬挂“黑龙江省××××公证处公证服务大厅”标志;

(二)上墙公示公证员、公证员助理基本信息、公证员执业道德基本准则、收费标准、业务范围、办证流程、服务承诺、投诉电话等;

(三)设立公示栏、宣传栏、咨询台(引导台)、意见簿(意见箱)等;

(四)有条件的公证机构可设置服务查询仪、排队叫号机、电子显示屏(平板电视)等;

(五)配备等候座椅、饮水机、纸杯、阅报栏、纸笔、雨具、老花镜、轮椅及应急药品等便民用具用品;

(六)配置公正徽章、公证员、公证员助理席卡、工作人员标牌等;

(七)悬挂或张贴荣誉奖牌、行业用语等。

第十七条 公证机构办证服务大厅装饰基调以白色为主。

第十八条 涉密办证室(遗嘱办证室、录音录像室)应隔音、防噪。

第十九条 档案室应配备专用档案柜及防虫、防潮设施。

公证机构规模较大或档案存放量较多的档案室,应当进行承重设计和测试,配备多功能密集架、监控摄像头、电子报警器等专业设备。

第二十条 水印纸保管室应当配备保险柜、防盗门窗、监控摄像头等专业设备。

第二十一条 公证机构可以在办公用房醒目位置悬挂行业标识、机构铭牌和电子显示屏。机构名称应当为公证机构的规范全称。

第二十二条 公证机构办公场所应当根据不同功能悬挂或张贴名称标识。

涉密办证室(遗嘱办证室、录音录像室)、制证室等场所可以在醒目位置悬挂或张贴警示内容。

第二十三条 公证机构可以根据工作需要,设置宣传栏、文化长廊以及无障碍通道等设施。

第二十四条 公证机构装饰风格应当庄重简约、沉稳大方、经济适用,体现公证工作性质和特点,兼顾美观和地方特色。

第二十五条 公证机构办公场所应当干净整洁,设施完好,功能齐全。

第二十六条 公证机构应当保持省司法行政网和省公证网的畅通,信息化设施应满足办公自动化的要求,并按照安全、保密、消防等要求及工作发展需要综合布线。

公证机构应当配置电脑、电话、复印机、传真机、打印机、高速扫描仪(扫描一体机)、身份证识别仪、空调、照相、录音录像等办公设备,配备档案管理、水印纸管理等专用设备。根据工作需要,可以配置备份服务器、应急电源等设备。公证员应人手一台电脑、身份证识别仪、电子摄像头等。

第二十七条 大中城市或办证量较大的县()公证机构,应当配置密集档案管理、电子监控、服务查询、排队叫号机、电子显示屏(平板电视)等设施以及现代化交通工具。

县域公证机构可以根据需要比照市级公证机构配备。

第二十八条 司法行政机关应当加强对公证机构基础设施建设的监督指导,规范、有序推进公证机构办公用房及基础建设的规划、立项、设计、建设及物品采购等工作。

第二十九条  省农垦总局、森工总局各公证机构可参照同级标准执行。

第三十条   本标准由省公证协会常务理事会负责解释。

第三十一条 本标准由省公证协会常务理事会通过并报省司法厅批准。

第三十二条 本标准自印发之日起实行。

 

 

附件4:《黑龙江省公证机构内部管理制度指引(目录)》

 

一、综合类

1、公证服务承诺制度

2、公证员职业业道德和执业纪律规范管理制度

3、党、团、工会等组织机构建设制度

二、业务管理类

1、公证接待制度

2、公证事项审查审批制度

3、重大、疑难、复杂及新型公证事项集体讨论制度

4、重大公证事项请示报告制度

5、公证赔偿及责任追究制度

6、公证核实制度

7、公证保密制度

8、公证专用纸使用管理制度

9、公证档案管理制度

10、公证质量检查制度

11、公证投诉处理制度

12、涉外公证业务管理规定

13、涉台公证业务管理规定

三、人事管理类

1、主任岗位职责

2、副主任岗位职责

3、公证员岗位职责

4、公证审批人岗位职责

5、公证员助理岗位职责

6、公证辅助人员岗位职责

7、翻译人员岗位职责

8、行政管理人员岗位职责

9、会计出纳人员岗位职责

10、文印人员岗位职责

11、档案管理人员岗位职责

12、信息管理员岗位职责

13、目标责任制考核制度

四、行政管理类

1、学习培训制度

2、会议制度

3、印章管理制度

4、财务管理及收入分配制度

5、网络及信息安全制度

6、公证处业务综合子系统应用考核制度

7、考勤制度

8、病事假及年度休假制度

9、信息发布与报送考核制度

10、车辆管理制度

 

 

附件5:《黑龙江省公证服务文明用语》

 

一、公证服务文明用语

1、微笑接待:您好,请坐。

2、接打电话开头:您好,这里是××公证处。

3、询问当事人:请问您要办理什么公证呢?

4、要求当事人提供相关证件时:您好,请您出示×××证件,······谢谢配合!(核实相关证件后):请您将证件收好。

5、解答当事人疑问:请您听我详细解释。

6、要求当事人提供相关材料时:您申请办理的这项公证,需要提供如下材料······。

7、告知当事******利义务时:根据《公证法》的规定,您所申办公证的法律意义和法律后果如下······,您所享有的法律权利和所承担的义务如下······

8、指导当事人填写申请表:请您详细填写申请表的内容,确认无误后再签名。

9、让当事人在受理通知单、询问笔录等材料上确认签字:这是本处制作的《×××》,请您确认无误后签名。

10、承办公证员不在时:对不起,承办公证员外出有事,您有什么事情需要我们转达的吗?(或请您留下联系电话或请您改日再来)

11、申请人申办的事务不属于公证业务范围:很抱歉,您申请办理的事务不属于公证业务范围,建议您到××部门咨询和办理。

12、承办人正有别的公证要做:对不起,在您前面的当事人还没有办理完毕,请您稍等。

13、当事人无正当理由要求减少公证费用时:很抱歉,我们这是按规定收费,请您理解。

14、当事人对我们的工作提出意见后:您提出的意见我们会认真考虑,感谢您对我们工作的支持。

15、接待当事人公证员有特殊情况时:对不起,我离开一会,请您稍等片刻,我马上回来。

16、不能立刻回复当事人时:对不起,这件事要请示(研究)一下,请您留下联系电话,我们会尽快给您答复的。

17、核实时向当事人表明身份:您好,我们是××公证处公证员(出示证件),现有×××事情要向您(或贵单位)进行核实,请给予方便。

18、核实结束:感谢您对我们工作的支持,谢谢。

19、送达公证书时:您好,这是我处为您出具的×××公证书,共××本,请您核对后签收。(办理事项完毕后):请您多提宝贵意见。